Isu-isu dalam komunikasi bisnis

ISU-ISU DALAM KOMUNIKASI

v  Komunikasi adalah proses memberi dan menerima informasi sampai pada pemahaman makna.

v  Proses komunikasi adalah langkah-langkah antara satu sumber dan penerima yang menghasilkan pentransferan dan pemahaman makna.

Model proses komunikasi:         

Pesan Sumber

Pengkodean

Saluran

Penerima

Pengkodean Umpan balik

 

Keterangan:

-          Unsur proses komunikasi: mempunyai gagasan, informasi, maksud, dan tujuan berkomunikasi.

-          Pesan: suatu produk fisik yang sebenarnya apa yang dikomunikasikan

-          Pengkodean: suatu proses mengubah suatu pesan komunikasi menjadi simbol.

-          Pengkodean/ penguraian simbol: penerjemahan ulang pesan komunikasi seorang pengirim.

-          Penerima: seseorang yang menerima dan menhurangi gagasan.

-          Umpan balik: tautan akhir dalam proses momunikasi, mengembalikan pesan ke dalam sistem guna memeriksa kesalah pahaman.

Apabila unsur komunikasi tidak dijalankan dengan baik maka akan menghasilkan penafsiran yang berbeda, serta dalam rangka komunikasi manusiawi kegaduhan dianggap sebagai faktor yang mengganggu pesan yang dikehendaki.

Kegaduhan(noise) adalah sesuatu yang menyebabkan kegelisahan dalam komunikasi, misalnya adanya tekanan waktu sehingga komunikasi dilakukan dengan tergesa-gesa, informasi yang kurang lengkap, dan kalimat yang mengandung dwi arti.

Kegelisahan komunikasi adalah ketegangan dan kecemasan komunikasi yang tidak pada tempatnya dalam komunikasi lisan, tulis, atau keduanya.

v  Komunikasi dalam organisasi

1.      Arah komunikasi

-          Komunikasi ke bawah: komunkasi yang mengalir dari tingkat atas ke bawah.

-          Komunikasi ke atas: komunikasi yang mengalir dari tingkat bawah ke atas.

-          Komunikasi horizontal: komunikasi yang mengalir melintasi berbagai fungsi dalam organisasi.

-          Komunikasi diagonal: komunikasi silang melintasi fungsi dan tingkat dalam organisasi.

2.      Gravepine

-          Jaringan (network) komunikasi: saluran-saluran yang merupakan tempat informasi mengalir.

-          Jaringan komunikasi formal: komunikasi yang bertalian dengan tugas, proses komunikasi mengikiti rantai wewenang. 3 jaringan kelompok kecil terdiri atas rantai(jaringan yang mengikuti rantai komando yang formal), roda(jaringan yang mengandalkan pada pemimpin untuk bertindak sebagai saluran pusat untuk semua komunikasi kelompok), semua saluran(jaringan yang mengijinkan semua anggota kelompok untuk dengan aktif saling berkomunikasi)

-          Jaringan komunikasi informal(gravepine) adalah jaringan komunikasi yang terdapat dalam organisasi dan merupakan jalan pintas yang memotong saluran.

3.      Komunikasi antarpribadi(interpersonal)

Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang mengalir di antara para individu secara langsung dan dalam kelompok, dan merupakan pengaruh penting atas perilaku antarpribadi.

Permasalahan yang timbul selama komunikasi berlangsung adalah perbedaan persepsi, komunikasi non-verbal, dan perbedaan gaya antarpribadi(kinesika) dari person-person yang berkomunikasi.

v  Gaya manajerial dan gaya antarpribadi sebagai pendekatan pendedahan dan balikan adala sebagai berikut

1)      Manajer tipe A (manajer yang tidak menggunakan pendedahan/ balikan) seringkali merupakan komunikator antarpribadi yang buruk. Merupakan pemimpin otokratis yang seringkali bersikap menjauh dan dingin terhadap orang lain.

2)      Manajer tipe B (manajer yang menghendaki adanya praktik bentuk kepemimpinan yang serba memperbolehkan/ permisif) beruasaha membina hubungan baik dengan bawahan tetapi tidak mampu mengungkapkan perasaannya secara terbuka. Komunikasi ini sering tidak efektif karena bawahan tahu bahwa manajer tipe ini tidak mengungkapkan perasaannya.

3)      Manajer tipe C (manajer yang hanya menghargai gagasan dan pendapatnya sendiri) biasanya mereka bukan komunikator yang efektif karena bawahan segera sadar bahwa manajer semacam ini memebritahukan dan bukan berkomunikasi. Mereka berusaha mempertahankan perasaan penting dan prestise mereka sendiri.

4)      Manajer tipe D (manajer yang berkomunikasi secara efektif) mereka merasa bebas dalam mengungkapkan perasaannya kepada orang lain dan menerima ungkapan perasaan orang lain. Mereka adalah orang yang paling efektif dalam komunikasi antarpribadi.  

v  Kegagalan dalam berkomunikasi sering timbu karena hambatan dalam proses komunikasi. Cruden dan Sherman (1976) mengklasifikasi hambatan komunikasi ke dalam 3 aspek, yaitu:

1.      Hambatan teknis yang terdiri dari:

-          ketiadaan rencana dan prosedur

-          kurang penerangan/ penjelasan

-          kurang terampil membaca, dan

-          kesalahan media komunikasi.

2.      Hambatan semantik terdiri dari:

-          Miskin perbendaharaan kata

-          Kata berwayuh/ banyak arti

-          Terlalu banyak akronim

3.      Hambatan manusiawi terdiri dari:

-          Prbedaan individu

-          Iklim psikologik organisasi

Klasifikasi hambatan komunikasi menurut Ernesto Franco (1988), yaitu:

1.      Hambatan fisik terdiri dari:

-          Jarak pengirim dan penerima

-          Pengaruh lingkungan

-          Kesalah fungsi fisik

-          Kondisi tempat (bising, dll)

2.      Hambatan perilaku terdiri dari:

-          Sikap pengirim dan penerima

-          Sifat keterbukaan

-          Distorsi pada pesan

-          Kesalahan konklusi

3.      Hambatan lain-lain terdiri dari:

-          Batasan waktu

-          Jumlah informasi

-          Informasi yang kompleks

-          Kata yang banyak arti

-          Kesalahan persepsi

-          Hallo effect

-          Perbedaan budaya

-          Interpretasi yang salah

-          Kelemahan pendengaran

v  Cara untuk menanggulangi akibat dari kendala-kendala dalam komunikasi adalah selama proses komunikasi berlangsung periksalah secara terus-menerus apa sesungguhnya isi berita yang akan diterima. Tindakan-tindakan yang dapat ditempuh untuk mencapai hal tersebut adalah:

1)      Pengirim:

·         Kepada siapa pesan harus disampaikan.

·         Mengapa berkomunikasi dan apa motivasinya.

·         Putuskan apa yang hendak disampaikan. Apa yang perlu dikomunikasikan itu harus jelas.

·         Pilih waktu yang terbaik untuk penerimaan yang optimal.

·         Gunakan bahasa yang dapat dipahami penerima dan yang tidak bermakna ganda.

·         Pilih lokasi yang tidak akan menggannggu proses penerimaan, pemahaman, dan penyambutan berita: secara pribadi, di rumah atau jauh dari rumah, dalam sebuah kelompok, di tempat kerja atau di luar.

·         Tetap bekerja sama dengan penerima.

2)      Penerima:

·         Sepenuhnya memperhatikan pengirim.

·         Mendengarkan secara aktif berita yang disampaikan.

·         Bila perlu mintalah penegasan atau pengulangan.

·         Tetap bekerja sama dengan pengirim.

3)      Bersama-sama:

·         Menyadari bahwa kesalahpahaman sangat mungkin terjadi, dan waspadalah terhadap gejala-gejalanya.

·         Dengarkan, dengarkan, dengarkan, dan dengarkan lagi.

·         Ujilah pemahaman anda terhadap pesan.

·         Bagikan pendapat, perasaan, dan persepsi yang dihasilkan oleh pesan.

v  Beberapa persyaratan yang perlu diperhatikan dalam mewujudkan komunikasi yang efektif adalah:

·         Komunikasi harus bersifat manusiawi atau selalu memeperhatikan sifat-sifat manusia.

·         Komunikasi harus diusahakan seharmonis mungkin.

·         Komunikasi disesuaikan dengan kebiasaan yang belaku selama ini.

·         Komunikasi dilakukan melalui jalur kelembagaan yang tersedia dalam organisasi.

·         Komunikasi disesuaikan dengan iklim atau situasi dan kondisi saat komunikasi berlangsung.

·         Bermanfaat teknologi modern guna memperlancar komunikasi.

·         Memanfaatkan simbul-simbul maupun gerakan-gerakan yang sudah difahami semua orang.

·         Komunikasi disesuaikan dengan kondisi si penerima (misal: buta huruf).

·         Pesan dirumuskan secara ringkas dan jelas.

v  Sedangkan hambatan-hambatan lain dalam komunikasi yang efektif, yaitu:

1)      Kerangka acuan, menyangkut bidang pengalaman baik komunikator maupun penerima, jika pihak-pihak yang berkomunikasi mempunyai banyak kesamaan maka komunikasi dapat enjadi efektif.

2)      Menyimak selektif, merupakan bentuk persepsi yang selektif di mana hal ini cenderung menghambat informasi baru, terutama jika informasi itu bertentangan dengan apa yang diyakininya.

3)      Kata putus nilai, pada dasarnya menyangkut penilaian menyeluruh atas sebuah pesan sebelum menerima keseluruhan penerima. Kata putus nilai dapat didasarkan atas komunikator lain sebelumnya, atau atas arti yang sudah diduga sebelumnya.

4)      Kredibilitas sumber, berpangkal pada kepercayaan, keyakinan, dan pengakuan penerima terhadap perkataan dan tindakan komunikator pada gilirannya akan langsung mempengaruhi pandangan dan reaksi penerima terhadap perkataan, gagasan, dan tindakan komunikator.

5)      Masalah semantik, berkaitan dengan kata-kata dan ungkapan atau teknik abstrak.

6)      Penyaringan (filtering), terjadi pada komunikasi ke atas dalam suatu organisasi di mana istilah ini mengacu pada manipulasi informasi sehingga penerima memandangnya sebagai hal yang positif.

7)      Bahasa kelompok, kata-kata atau kalimat yang sebenarnya hanyalah menggambarkan prosedur yang sangat sederhana.

8)      Perbedaan status, perbedaan status sering dipandang sebagai ancaman oleh orang-orang di tingkat hierarki yang lebih rendah an ini dapat mencegah atau menimbulkan distorsi dalam komunikasi.

9)      Tekanan waktu (time pressure), manajer merasa tidak punya waktu untuk sering berkomunikasi dengan bawahannya, akibatnya timbul jalan pintas (short-circuiting).

10)  Beban layak komunikasi (communication overload), merupakan salah satu tugas penting yang harus dilaukan oleh manajer adalah mengambil keputusan, syarat keputusan yang efektif adalah informasi.terpisah,

v  Cara-cara memperbaiki komunikasi dalam organisasi adalah di mana manajer selalu berusaha untuk menjadi komunikator yang baik dengan melakukan 2 tugas, yaitu:

1.      Manajer harus meningkatkan pesan yaitu informasi yang ingin mereka sampaikan.

2.      Manajer harus meningkatkan pemahaman mereka sendiri tentang apa yang ingin dikomunikasikan orang lain kepada mereka.

Beberapa cara untuk membantu tugas tersebut adalah:

Ø  Melakukan tindak lanjut

Ø  Mangatur arus informasi

Ø  Memanfaatkan balikan

Ø  Empati

Ø  Pengulangan

Ø  Mendorong tercapainya rasa saling percaya

Ø  Penentuan waktu yang efektif

Ø  Menyerdahanakan bahasa

Ø  Menyimak secara seksama

Ø  Memakai grapevine (saluran komunikasi yang penting yang ada di dalam organisasi)

v  Menurut Stephen P. Robbins (2006), isu terkini yang berhubungan dengan komunikasi dalam sebuah organisasi, yaitu :

1.      Penghalang komunikasi antara pria dan wanita

Adakalanya seorang pria merasa kesulitan untuk berkomunikasi dengan seorang wanita atau dengan kata lain perbedaan gender seringkali menjadi penghalang dalam melakukan komunikasi yang efektif. Berdasarkan riset yang dilakukan oleh Deborah Tannen (Stephen P. Robbins : 2006), yang menjadi penyebab dari hal itu adalah adanya perbedaan antara pria dan wanita dlam gaya pembicaraan mereka. Biasanya, pria menggunakan pembicaraan untuk menekankan status sedangkan wanita menggunakannya untuk mendpatkan koneksi.

Menurut Tannen (Stephen P. Robbins : 2006), komunikasi merupakan tindakan penyeimbangan yang berkesinambungan, yang mengubah kebutuhan kebutuhan yang berbenturan menjadi keakraban dan independensi. Keakraban menekankan kedekatan dan kebersamaan. Independensi menekankan keterpisahan dan perbedaan. Masalahnya adalah, wanita berbcara dan mendengar bahasa untuk menciptakan hubungan dan keakraban sedangkan pria berbicara dan mendengar bahasa untuk menekankan status kekuasaan dan independensi.

Jadi untuk bnyak pria, pembicaraan merupakan cara untuk mempertahankan independensi dan status dalam tertib social hierarkis. Sedangkan bagi banyak wanita, pembicaraan merupakan negosiasi untuk menciptakan kedekatan dimana mereka mencoba mencari dan memberikan informasi serta dukungan.

2.      Diam sebagai komunikasi

Pengertian diam dalam konteks komunikasi adalah tidak adanya pembicaraan atau suara, yang umumnya diabaikan sebagai bentuk komunikasi dalam perilaku organisasi (OB) karena menggambarkan tiadanya tindakan atau perilaku. Tetapi diam kadang bukan berarti tidak ada tindakan. Diam oleh banyak orang tidak dianggap sebagai gagal komunikasi sebaliknay diam dapat menjadi bentuk komunikasi yang sangat kuat. Diam dapat berarti seseorang sedang memikirkan sesuatu, cemas, takut berbicara, serta dapat mengisyaratkan kesepakatan, menolak, kecewa, atau marah.
Kegagalan dalam memberikan perhatianpada bagian diam dari percakapan dapat berakibat kehilagan bagian penting dari pesan. Komunikasi yang cerdik memperhatikan kesenjangan, jeda, dan keragu-raguan. Mereka mendengar dan menginterpretasikan. Kadangkala pesan yang nyata dalam komunikasi terkubur dalam diam (Stephen P. Robbins : 2006).

3.      Komunikasi yang benar secara politis.

Dalam pergaulan sehari-hari seringkali kita memodifikasikata-kata yang kita gunakan sehingga terkesan lebih halus dan lebih menjaga perasaan orang lain. Dan ini akan menjadi suatu bekal bagi kita agar dapat melakukan komunikasi yang efektif. Kita harus peka terhadap perasaan orang lain. Kata-kata tertentu dapat membuat stereotype, mengancam, dan menghina individu. Begitupula dalam sebuah organisasi yang memilik angkatan kerja yang beragam dan hierakri kepemimpinan yang berbeda pula. Tetapi kadang kitapun mengalami kesulitan untuk memodifikasi suatu kata yang memiliki ketepatan tertentu sehingga kita sulit untuk memodofikasinya menjadi sebuah kata yang lebih halus.

Kata-kata merupakan alat promer untuk melakukan komunikasi. Semakin banyak perbendaharaan kata yang digunakan oleh pengirim dan penerima, makin besar kesempatan untuk menyampaikan pesan secara akurat. Dengan menghilangkan kata-kata tertentu dari perbendaharaan, kita akan lebih sulit untuk melakukan komunikasi secara akurat. Sedangkan bila kita menggantikan kata-kata dengan istilah yang baru yang maknaya tidak begitu dipahami, kita telah memperkecil kemungkinan pesan kita akan diterima sesuai dengan maksud kita.

Kita harus peka dengan pemilihan kata karena terkadang itu bisa melukai perasaan orang lain. Tetapi kitapun harus hati-hati dalam menghilangkan atau memodifikasi kata-kata yang kita gunakan karena hal tersebut bisamenjadi penghalang komunikasi yang efektif. Intinya adalah kita harus menyadari bahaya dan perlunya menemukan keseimbangan yang tepat.

Contoh kasus:

Pada tanggal 22 April 2010, ribuan karyawan sebuah perusahaan galangan kapal, PT Drydocks World Graha yang berlokasi di Tanjung Udang, Batam, turun untuk berdemonstrasi dan melakukan aksi pembakaran terhadap fasilitas perusahaan. Media memberitakan paling tidak 9 orang terluka dan puluhan mobil dibakar. Konflik bermula dari umpatan seorang supervisor asal India yang mengatakan bahwa orang Indonesia “stupid” kepada tenaga kerja Indonesia. Tetapi pemicu dari kerusuhan ini tidak hanya itu saja, akumulasi dari rasa kesal terhadap pembedaan dalam gaji dan fasilitas antara tenaga kerja Indonesia dan tenaga kerja asing merupakan faktor terjadinya konflik.

Selain itu, dalam wawancara dengan beberapa karyawan PT. Drydocks, diketahui bahwa perusahaan ini tidak menerapkan undang-undang yang mengatur dengan jelas perekrutan tenaga kerja oleh Investasi Asing di Indonesia. Selain itu sistem kerja yang diantaranya meliputi sistem pengupahan yang dimuat pada Pasal 45 Huruf a UU Ketenagakerjaan No 13/2003 tidak diterapkan. Pasal ini mengatur bahwa pemberi tenaga kerja asing (perusahaan) wajib menunjuk tenaga kerja Indonesia sebagai tenaga pendamping untuk alih teknologi dan alih keahlian. Sementara Pasal 45 Huruf b menyebutkan, pemberi tenaga kerja asing wajib melaksanakan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja Indonesia sesuai dengan kualifikasi jabatan yang diduduki tenaga kerja asing tersebut. Pada perusahaan Drydocks ini, tenaga kerja asing tidak didampingi asisten lokal. Kalaupun didampingi, tenaga kerja asing tidak melakukan alih teknologi apa pun. Sehingga, pengabaian terhadap pasal dalam UU ketenagakerjaan ini juga menjadi salah satu pemicu konflik di perusahaan ini.

Menurut data dari Kementrian tenaga kerja dan transmigrasi pada tahun 2009, jumah Tenaga Kerja Asing di Indonesia kurang lebih 90.000 orang banyak yang berasal dari Cina, Jepang, Korea, India, dan negara-negara lainnya. Dengan semakin meningkatnya arus tenaga kerja asing ke Indonesia, maka situasi-situasi multinasional atau multikultural yang rawan terhadap konflik akan semakin banyak tercipta (Dian, 1998). Karena konflik yang terjadi dalam organisasi, menurut Greenberg & Baron (dalam Dian, 1998) selain dapat memiliki konsekuensi yang positif, juga dapat memiliki konsekuensi yang negatif. Konsekuensi yang positif berupa terdorongnya kreatifitas, disiplin, semangat kerja, kemampuan adaptasi, dan hal-hal yang dapat mendorong kemajuan organisasi.

Sedangkan konsekuensi yang negatif adalah menurunnya produktifitas, melemahnya semangat kerja, meningkatnya rasa tidak puas dan juga meningkatnya ketegangan dalam organisasi. Pada kasus PT. Drydocks ini, konsekuensi negatifnya berbuntut menjadi kerusuhan dan berhentinya produktifitas perusahaan. Kasus ini menjadi menarik karena selain menjadi pemberitaan besar di media massa, kasus ini juga membuka mata masyarakat akan fenomena tenaga kerja Indonesia di negerinya sendiri.

Solusi terhadap kasus di atas:

1.      PT.Drydocks harus lebih menerapkan komunikasi ke atas, ke bawah, horizontal, dan diagonal sehingga antara atasan, bawahan baik karyawan WNI dan WNA akan terjalin hubungan baik. Dan segala permasalahan dapat terkomunikasikan dan lebih mudah mencari solusi sesuai apa yang diinginkan sehingga tidak ada yang merasa dirugikan.

2.      Lebih mempelajari dan menerapkan tentang komunikasi multukultural, sehingga akan tercipta saling menghargai antara WNI dan WNA dan tidak akan saling menjatuhkan dan dengan ini kerjasama akan terus berjalan dengan baik.

3.      Menjalankan komunikasi dengan efektif dan efisien sehingga informasi dapat disampaikan dengan benar dan lengkap ke seluruh pihak-pihak yang berkepentingan di perusahaan.

4.      PT. Drydocks harus melakukan komunikasi dengan pemerintah sehingga UU tenaga kerja dapat diterapkan dan tidak sampai terjadi hak karyawan tidak terpenuhi dan dibedakan dengan hak WNA.

5.      Tenaga Kerja Asing juga harus memahami budaya dimana ia bekerja dan berusaha untuk membuka komunikasi yang baik, sehingga meminimalisir prasangka.

6.      Tenaga Kerja Indonesia harus memiliki posisi negosiasi yang kuat untuk tetap memenangkan keinginannya. Untuk itu diperlukan strategi negosiasi yang kuat dan cerdas agar bisa memecahkan konflik yang ada.

7.      Pemerintah harus memperkuat pengawasannya terhadap perusahaan yang memperkejakan tenaga kerja asing. Dan memastikan apakah perusahaan ini telah melaksanakan UU tenaga kerja dengan baik.

 Daftar Pustaka:

Arifin Rois, Amirullah, Fauziah Siti. 2003. Perilaku Organisasi. Malang:Bayumedia

  

 Suwarto. 2011. Perilaku Keorganisasian. Edisi Revisi. Yogyakarta:Universitas Atma Jaya Yogyakarta

Robbins, Stephen P. 2007. Perilaku Organisasi. Edisi kesepuluh. Indeks

http://ekonomosae.blogspot.com/2010/01/ekonomosae_08.html